La situation de départ
Vingt salariés, quatre cents contrats d'entretien, et un tableur de suivi des échéances que seule une personne savait vraiment lire. Les visites contractuelles se planifiaient à la main, les rapports d'intervention se remplissaient sur papier dans le camion, et se ressaisissaient au bureau, quand ils revenaient.
Des contrats arrivaient à échéance sans que personne ne déclenche le renouvellement : le client passait à la concurrence sans même avoir été relancé. L'entreprise perdait du chiffre récurrent, le plus précieux, par simple défaut de suivi.
Ce que ça donne
- Zéro visite contractuelle manquée depuis la mise en place
- Le rapport arrive chez le client le jour même, la facture suit
- Les renouvellements se négocient à temps, plus jamais dans l'urgence
0 visite contractuelle manquée
Ce qu'on a mis en place
01
Visites périodiques auto-planifiées
Chaque contrat génère ses visites d'entretien dans le planning, réparties par zone et par technicien. Rien ne passe à la trappe.
02
Rapport d'intervention en un geste
Le technicien remplit sur son téléphone, le client reçoit un PDF propre dans l'heure, la facturation est déclenchée.
03
Renouvellements sous contrôle
Alerte 90 jours avant l'échéance, proposition de renouvellement générée, relance automatique si silence.
Airtable
Google Agenda
Qonto
n8n
Le déroulé de la mission
Semaine 1
Audit : inventaire des contrats, des échéances et du circuit rapport-facture. Chiffrage des renouvellements perdus sur un an.
Semaines 2 à 4
Contrats structurés dans une base unique, génération automatique des visites périodiques dans les plannings par zone.
Semaines 5 et 6
Rapport d'intervention mobile avec PDF client immédiat et déclenchement de la facturation. Alertes de renouvellement à 90 jours.
Ensuite
Suivi : visites réalisées dans les délais contractuels, délai rapport-facture, taux de renouvellement.
Les services mobilisés sur cette mission
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