La situation de départ
Cinq personnes, deux associés, et une règle tacite : on ne parle pas des impayés. Relancer un client pour des honoraires, c'est risquer la relation ; ne pas le relancer, c'est financer sa trésorerie à sa place. Entre les deux, le cabinet choisissait le silence, et l'encours grossissait. À côté de ça, la saisie des temps se faisait de mémoire le vendredi, en sous-estimant systématiquement, et chaque convention d'honoraires repartait d'un vieux modèle Word retrouvé dans les mails.
Le déclic est venu d'un chiffre sorti pendant l'audit : en cumulant l'encours d'honoraires et les temps non facturés faute de saisie, le cabinet laissait dormir l'équivalent de deux mois de chiffre d'affaires. Aucun des deux problèmes ne demandait de travailler plus — seulement d'arrêter de compter sur la mémoire et le courage.
Ce que ça donne
- Les honoraires sont encaissés sans conversation gênante ni oubli
- La saisie des temps ne se fait plus de mémoire le vendredi soir
- Aucune échéance de procédure ne repose sur la vigilance d'une seule personne
12 jours de délai d'encaissement en moins
Ce qu'on a mis en place
01
Relances d'honoraires graduées
Trois niveaux de ton, du rappel courtois à la mise en demeure, déclenchés par l'échéance réelle. L'associé valide, il ne rédige plus.
02
Saisie des temps sans effort
Les temps passés se déduisent de l'agenda et des dossiers ouverts, proposés en fin de journée. On valide en deux minutes au lieu de reconstituer sa semaine.
03
Courriers et conventions types
Convention d'honoraires, courrier de suivi, note de synthèse : générés depuis le dossier, aux modèles du cabinet, relus avant envoi.
Outlook
Microsoft 365
Pennylane
Make
Claude
Le déroulé de la mission
Semaine 1
Audit : cartographie du parcours dossier-temps-facture-encaissement, chiffrage de l'encours et des temps perdus.
Semaines 2 et 3
Séquence de relances graduées validée par les associés, branchée sur la facturation. Premiers encaissements dès la deuxième vague.
Semaines 4 et 5
Saisie des temps assistée depuis l'agenda et les dossiers, modèles de conventions et courriers générés depuis le dossier.
Ensuite
Mesure à 30, 60 et 90 jours : délai moyen d'encaissement, taux de temps facturés, encours.
Les services mobilisés sur cette mission
Vos journées ressemblent à ça ?
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