La situation de départ
Vingt-cinq agents répartis sur une quarantaine de sites, et un chef d'exploitation qui passait son dimanche soir sur le planning de la semaine. Chaque absence imprévue déclenchait la même séquence : appels en chaîne dans le carnet d'adresses, agent trouvé à la troisième tentative, client prévenu en retard. En fin de mois, les feuilles de pointage papier revenaient incomplètes, et la facturation des contrats récurrents se vérifiait ligne par ligne contre les plannings.
Le métier est à faible marge : chaque heure administrative pèse. L'audit a montré que l'entreprise consacrait l'équivalent d'un mi-temps à des tâches de coordination qui ne produisaient rien — et que la moitié des litiges clients venaient d'écarts entre le planning promis et le pointage réel.
Ce que ça donne
- Le planning hebdomadaire se boucle en une heure au lieu d'une journée
- Les remplacements ne dépendent plus du carnet d'adresses du chef d'équipe
- La facturation mensuelle part à l'heure, juste, sans pointage papier
Plannings bouclés en 1 h au lieu d'une journée
Ce qu'on a mis en place
01
Planning et remplacements
Les tournées se génèrent depuis les contrats, et une absence propose automatiquement les remplaçants disponibles par secteur. Une validation, c'est réglé.
02
Pointage depuis le téléphone
L'agent pointe sur site depuis son téléphone. Les heures remontent propres, prêtes pour la paie et la facturation, sans papier ni ressaisie.
03
Facturation récurrente sans vérification manuelle
Les contrats génèrent leurs factures chaque mois, ajustées des prestations exceptionnelles pointées. L'écart éventuel est signalé, pas cherché.
Google Sheets
Make
Pennylane
WhatsApp
Le déroulé de la mission
Semaine 1
Audit : cartographie planning-pointage-paie-facturation, mesure du temps de coordination et des écarts de facturation.
Semaines 2 à 4
Plannings générés depuis les contrats, circuit de remplacement par secteur, pointage mobile sur un périmètre pilote.
Semaines 5 et 6
Généralisation, facturation récurrente branchée sur le pointage réel, alertes d'écart.
Ensuite
Suivi mensuel : temps de bouclage du planning, délai de remplacement, écarts de facturation.
Les services mobilisés sur cette mission
Vos journées ressemblent à ça ?
30 minutes d'audit gratuit pour identifier ce que ce type de mission donnerait chez vous, chiffres à l'appui.