La situation de départ
Quinze salariés dont une brigade et des extras, des événements chaque week-end, et des demandes qui arrivaient par téléphone, par email, par Instagram et par le formulaire du site. Certaines restaient sans réponse, non par négligence, mais parce qu'aucun endroit ne les centralisait.
Les briefs d'équipe partaient la veille au soir par messages individuels, avec les oublis que cela suppose. Et les achats se décidaient au ressenti, événement par événement, avec du gaspillage sur les uns et des ruptures sur les autres.
Ce que ça donne
- Plus aucune demande de devis perdue, réponse sous 24 h
- L'équipe connaît ses missions une semaine à l'avance
- Les achats collent aux événements réels, le gaspillage baisse
100 % des demandes traitées sous 24 h
Ce qu'on a mis en place
01
Brief et devis structurés
Toute demande converge vers un formulaire de brief. Le devis se construit à partir des prestations types et part sous 24 h.
02
Feuilles de mission automatiques
Événement signé : chaque membre de l'équipe reçoit sa feuille de mission sur WhatsApp, avec horaires, lieu et matériel.
03
Prévision des achats
Les quantités se calculent à partir des événements signés du mois. Les commandes fournisseurs partent groupées.
Notion
WhatsApp
Google Sheets
Stripe
Le déroulé de la mission
Semaine 1
Audit : reconstitution du parcours d'une demande, du premier contact à la facture, et inventaire des canaux d'entrée.
Semaines 2 et 3
Formulaire de brief unique, toutes les demandes convergent, devis semi-automatique à partir des prestations types.
Semaines 4 à 6
Feuilles de mission automatiques vers l'équipe, prévision des achats à partir des événements signés du mois.
Ensuite
Mesure : délai de réponse aux demandes, complétude des briefs, écart achats prévus / consommés.
Les services mobilisés sur cette mission
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