La situation de départ
Douze personnes, quatre cents dossiers clients, et un rituel que tout le cabinet redoutait : la collecte des pièces. Chaque début de mois, les collaborateurs alternaient entre relances téléphoniques, emails de rappel et tris de pièces reçues dans tous les formats, de la photo de ticket au PDF scanné de travers.
Le paradoxe était visible : un cabinet qui vendait du conseil passait l'essentiel de son temps sur de la logistique documentaire. Les clôtures prenaient du retard à cause d'une poignée de justificatifs, et les collaborateurs les plus expérimentés faisaient un travail que personne ne leur avait appris à aimer.
Ce que ça donne
- 8 pièces sur 10 arrivent sans relance humaine
- Les clôtures mensuelles ne dépendent plus de trois justificatifs perdus
- Les collaborateurs passent du temps sur le conseil, pas sur la chasse aux pièces
80 % des pièces collectées sans intervention
Ce qu'on a mis en place
01
Collecte automatique des pièces
Relances graduées par email et WhatsApp avec lien de dépôt direct. Chaque pièce reçue est classée dans le bon dossier client.
02
Pré-affectation des écritures
Les opérations récurrentes sont reconnues et pré-affectées. Le collaborateur valide au lieu de saisir.
03
Onboarding client sans friction
Nouveau client : lettre de mission, accès, liste de pièces et calendrier fiscal partent seuls, dans le bon ordre.
Pennylane
WhatsApp
Google Drive
Zapier
Le déroulé de la mission
Semaine 1
Audit du parcours pièce : d'où viennent les documents, qui relance, combien de temps chaque dossier consomme.
Semaines 2 et 3
Circuit de collecte automatisé sur un portefeuille pilote de 40 dossiers : relances graduées, lien de dépôt, classement automatique.
Semaines 4 à 6
Généralisation à tout le portefeuille, pré-affectation des écritures récurrentes, parcours d'onboarding des nouveaux clients.
Ensuite
Suivi mensuel du taux de collecte sans relance humaine et du délai de clôture.
Les services mobilisés sur cette mission
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