La situation de départ
Quatre praticiens, des journées pleines sur le papier, et pourtant des trous partout : chaque semaine, des rendez-vous non honorés laissaient des créneaux vides pendant que des patients attendaient une place depuis quinze jours. Le paradoxe classique des cabinets qui marchent trop bien. Le secrétariat, saturé aux heures de pointe, n'avait ni le temps de rappeler la liste d'attente à chaque annulation, ni celui de répondre aux mêmes questions sur les horaires et les documents à apporter.
La consigne du cabinet était claire : rien qui touche aux données de santé, tout ce qui touche à la logistique. C'est exactement le périmètre qui a été automatisé — les rappels, la liste d'attente, les questions pratiques — sans qu'aucune information médicale ne transite par les outils mis en place.
Ce que ça donne
- Deux fois moins de rendez-vous non honorés dès le premier mois
- Les créneaux annulés sont recasés au lieu d'être perdus
- Le téléphone redevient disponible pour les patients qui en ont besoin
2 fois moins de rendez-vous non honorés
Ce qu'on a mis en place
01
Rappels de séance qui divisent les no-shows
SMS la veille avec confirmation en un clic. Le patient qui ne peut pas venir libère son créneau au lieu de simplement ne pas venir.
02
Liste d'attente automatique
Un créneau annulé est proposé automatiquement aux patients en attente, dans l'ordre. Le trou du planning se rebouche seul en quelques minutes.
03
Réponses aux questions récurrentes
Horaires, documents à apporter, remboursements : les questions qui saturaient le téléphone reçoivent une réponse immédiate, le secrétariat garde les vrais appels.
Calendly
Brevo
Make
Google Agenda
Le déroulé de la mission
Semaine 1
Audit : mesure des no-shows, des créneaux perdus et du volume d'appels par motif. Définition du périmètre hors données de santé.
Semaines 2 et 3
Rappels SMS avec confirmation, circuit d'annulation qui libère le créneau, premiers effets mesurables dès la deuxième semaine.
Semaines 4 et 5
Liste d'attente automatique par priorité, réponses automatiques aux questions pratiques récurrentes.
Ensuite
Suivi mensuel : taux de rendez-vous honorés, créneaux recasés, charge du secrétariat.
Les services mobilisés sur cette mission
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